工数削減の効果を金額に換算する方法

システム導入や業務の見直しを提案するとき、「月に何時間減ります」だけでは、決裁者に伝わりにくいものです。

判断されるのは「いくら得か」「いつ元が取れるか」です。ここでは、工数の削減を金額に換算し、投資回収の見通しまで出す手順を整理します。

換算に必要な数字は5つ

・1回あたりの現状の作業時間と、改善後の作業時間
・実施頻度(1日◯回、週◯回、月◯回)
・対象人数
・時間単価
・初期費用と月額費用(投資回収を見る場合)

計算式

年間削減時間 = (現状の分 − 改善後の分) ÷ 60 × 年間の実施回数 × 対象人数
年間削減額 = 年間削減時間 × 時間単価
投資回収月数 = 初期費用 ÷ (年間削減額 ÷ 12 − 月額費用)
3年ROI = (年間削減額 × 3 − 3年間の総費用) ÷ 3年間の総費用 × 100

週の頻度なら年間52回、月の頻度なら年間12回、日の頻度なら年間の稼働日数(目安は240日)を掛けて、年間の実施回数にします。

計算例:定型メールの作成を効率化する場合

1回30分かかっていた作業が5分になり、1人1日3回、4人で行っているとします。時間単価は3,000円、年間の稼働日数は240日、導入の初期費用は30万円、月額は2万円と仮定します。

年間の実施回数は 3回 × 240日 = 720回。1回あたり25分の削減なので、
年間削減時間 = 25 ÷ 60 × 720 × 4人 = 1,200時間
年間削減額 = 1,200 × 3,000円 = 360万円
1人月を160時間(8時間×20日)とすると、約7.5人月分です。

投資回収月数 = 30万円 ÷ (360万円 ÷ 12 − 2万円) = 30万円 ÷ 28万円 ≒ 1.1か月
3年間の総費用 = 30万円 + 2万円 × 36か月 = 102万円 なので、3年ROI ≒ 約959% です。

時間単価はどう決めるか

時間単価は、給与だけでなく社会保険料などの会社負担を含めた人件費総額を、年間の稼働時間で割って求めるのが基本です。正確な数字がなければ、社内で使っている原価単価や、外注に出したときの単価で代用できます。

金額換算で過大評価しないために

削減した時間が、そのまま人件費の削減になるわけではありません。空いた時間が別の業務に使われて初めて、価値になります。そのため、次のように伝え方を分けると説得力が増します。

・残業が減る、外注費が減るなど、実際に支出が減る分
・空いた時間で、売上を生む業務や品質向上に振り向けられる分(機会の価値)

前者だけで投資回収できるかを確認し、後者は上乗せとして示すと、保守的で信頼される試算になります。削減後の時間は、実測値で置き直せるようにしておくと、稟議後の効果検証にも使えます。

まとめ

工数削減の効果は、時間の差、頻度、人数、単価の掛け算で、年間削減額まで求められます。初期費用と月額を入れれば、投資回収月数とROIも出せます。

本サイトの工数計算ツールなら、数字を入れるだけでこの計算が完了します。人月への換算は、人月と人日の違いと換算の落とし穴もあわせてご覧ください。