日程調整の候補日を作る前にやるべき「関係者管理」｜曜日・時間帯・連絡手段を事前に把握して日程調整を効率化する
日程調整というと、多くの人がまず「候補日を作る」「調整表に入力してもらう」という工程を思い浮かべます。 しかし、日程調整がスムーズに決まるかどうかは、実はその手前の段階でほとんど決まっています。
関係者ごとに、動ける曜日や時間帯、希望する連絡手段はバラバラです。 これを把握しないまま候補日を作ってしまうと、最初から参加できない日程に対して「×」の回答が並ぶだけになり、 関係者にも無駄な確認の手間をかけ、主催者も候補日を作り直すところからやり直しになります。 この、候補日を作る前に関係者の状況を把握しておく工程を、この記事では「関係者管理」と呼びます。
日程調整の一連の流れ
日程調整は、候補日を作る前の段階から始まっています。 この記事で扱うのは、候補日作成よりも手前にある「関係者管理」と、それが候補日作成にどうつながるかの部分です。
主催者
関係者管理
主催者
候補日作成
関係者
日程調整表に入力
水色でハイライトした工程を中心に、候補日作成にどうつながるかまで解説します。
関連
候補日作成のあと、実際に関係者が入力する調整表の見せ方については 日程調整を安全かつ効率的に進める、調整表の見せ方の選び方 、日程調整全体のボトルネックについては 日程調整がボトルネックになる構造 でも扱っています。
関係者管理とは何か
関係者管理とは、日程調整の相手ごとに、次のような情報を事前に、もしくは日程調整を重ねるたびに蓄積しておくことです。
- 動ける曜日・動けない曜日
- 反応が良い時間帯・悪い時間帯
- 希望する連絡手段（メール・SMS・LINEなど）
- そもそも参加できる条件（曜日限定・時間帯限定など）
候補日作成の担当者が、これらの情報を頭の中だけで覚えておくのではなく、関係者ごとにメモとして残しておく。 それだけで、候補日作成の精度が大きく変わります。
実際の画面イメージで見てみましょう。
なぜ関係者管理が日程調整のボトルネックを減らすのか
関係者の状況を把握せずに候補日を作ると、動けないと分かっている曜日にも候補日を出してしまいます。 その結果、関係者からは「×」の回答が返ってくるだけで、参加者側にも「わざわざ確認して回答する」という 無駄な工数をかけることになります。しかも、候補日の大半が「×」で埋まってしまうと、 主催者は候補日を作り直して、もう一度確認を依頼するところからやり直しになり、 決まるまでのラウンド数が増えていきます。
はじめから通らないと分かっている曜日・時間帯を候補日から除外できれば、関係者が目にする候補日は 「実際に検討する価値がある日程」だけになります。回答する側の負担が減るだけでなく、 「×」ばかりが並んで再調整になる、という往復そのものが起きにくくなります。
具体的にどんな関係者パターンがあるか
関係者管理で蓄積する情報は、実務では次のようなパターンに整理できます。
曜日固定の予定がある人
月・火は定例会議、水は終日外出、といったように、特定の曜日に動かせない予定を持っている人です。 その曜日を最初から候補日に含めないだけで、無駄な確認が減ります。
連絡手段に希望がある人
メールアドレスは社内共通で個人宛に届きにくいのでSMSに送ってほしい人、 メールをほとんど見ずLINEでのやり取りが中心の人など、連絡手段の相性は人によって異なります。 希望する連絡手段に届けられないと、そもそも候補日を見てもらえず、回答自体が来ません。
反応する時間帯が決まっている人
平日の午前中しか携帯を見ない、土日しか返信が来ない、というように、連絡そのものへの反応が時間帯や曜日に左右される人もいます。 このパターンを把握していないと、「返信がない」ことと「都合が悪い」ことの区別がつかず、催促のタイミングも分かりません。
参加自体に曜日・時間帯の制約がある人
時短勤務や外部からの参加のため、平日の夕方以降しか参加できない、土日しか参加できない、 といったように、連絡手段以前に「参加できる条件」自体が限られている人もいます。
| パターン | 特徴 | 関係者管理での対応 |
|---|---|---|
| 曜日固定の予定がある | 特定の曜日に動かせない予定が入っている | その曜日を候補日から外しておく |
| 連絡手段に希望がある | 社内共通メールで届きにくい、LINEしか見ないなど | 希望の連絡手段をメモし、その手段で届ける |
| 反応する時間帯が決まっている | 特定の時間帯・曜日しか反応しない | 反応しやすい時間帯にあわせて連絡し、催促の目安にする |
| 参加条件に制約がある | 参加できる曜日・時間帯自体が限られている | 条件に合う候補日だけを最初から用意する |
候補日作成にどう活かすか
関係者管理の情報は、蓄積すること自体が目的ではなく、候補日作成の場面で実際に使ってこそ意味があります。 候補日を作る担当者が、関係者のメモを見ながら「この人は水〜金しか無理」「この人はSMSでないと届かない」 ということを踏まえて候補日を組み立てれば、最初から実現性の低い日程を混ぜずに済みます。
無理だと分かっている相手に日程調整を打診しても、返ってくるのは「×」の回答だけです。 それは相手に無駄な確認の工数をかけているだけで、調整の役には立ちません。 関係者管理は、こうした「打診してもムダになる候補日」をあらかじめ減らすための工程です。
情報はいつ、どうやって蓄積していくのか
関係者管理は、一度きりの準備作業ではありません。初回の日程調整の前にヒアリングできる情報もあれば、 実際に調整をしてみて初めて分かる情報もあります。 たとえば、ある候補日に「×」の回答が返ってきたときに、「なぜその日が無理だったのか」を 関係者のメモに追記しておけば、次回以降の候補日作成では同じ曜日を避けられるようになります。
つまり関係者管理は、日程調整を重ねるたびに情報が積み上がっていく、継続的なプロセスです。 最初は完璧でなくても、調整のたびに少しずつ情報を蓄積していけば、 回を重ねるごとに候補日の精度が上がり、日程調整全体がスムーズになっていきます。
プッシュールの機能
Pushule（プッシュール）の関係者一覧では、関係者ごとにメール・SMS・LINEの受信設定と、自由記述のメモを登録できます。 候補日作成（案件設定）の画面にも、その案件に関わる関係者だけのミニ一覧があり、そこから名前を選べば同じメモをその場で開いて確認できます。 候補日が自動で絞り込まれるわけではありませんが、候補日を作りながらメモを見返せるので、無理な曜日を含めない候補日が用意しやすくなります。 日程調整のたびにメモへ気づいたことを書き足していけば、案件を重ねるごとに候補日の精度が上がっていきます。
まとめ
日程調整のスムーズさは、候補日を作った後の調整表の見せ方や確定方法だけでなく、 候補日を作る前の「関係者管理」によって大きく左右されます。 動ける曜日・時間帯、希望する連絡手段、参加できる条件といった情報を関係者ごとに蓄積し、 候補日作成の段階でそれを踏まえることで、無理な打診による「×」の回答を減らし、 関係者にも主催者にも無駄な工数をかけない日程調整が実現できます。