日程調整のFIX（確定）方式について
複数人で候補日を調整したあと、最終的に日程を確定する場面でも、実は決め方が分かれます。 全員の予定を1つの日程に絞り込む「共通モード」と、 参加者ごとに別々の日程で確定させる「個別モード」の2通りです。
どちらが向いているかは、「全員が同じ場に集まる必要があるかどうか」という案件の性質によって決まります。 この記事では、2つのモードの使い分け方と、確定後に参加者へ届く通知の内容まで、サンプル画面とあわせて整理します。
日程調整の一連の流れ
日程調整は、候補日の作成から通知まで一連の流れで進みます。 この記事で扱うのは、そのうち「日程FIX」と「確定日程の通知」の部分です。
主催者
候補日作成
関係者
日程調整表に入力
主催者
日程FIX
主催者
確定日程の通知
水色でハイライトした2つの工程を中心に解説します。
関連
調整表そのものの見せ方・編集できる範囲については 日程調整を安全かつ効率的に進める、調整表の見せ方の選び方 で解説しています。
全員で同じ日に集まる案件は「共通モード」で1つの日程に絞る
説明会や定例会議のように、全員が同じ場に集まる必要がある案件では、 全員の都合がつく1つの日程に決める必要があります。 候補日ごとに参加できる人・できない人が入り混じった状態のままでは会場や資料の準備が進められないため、 早い段階で1つの日程に絞り込むことが優先されます。
個別対応でよい案件は「個別モード」で参加者ごとに確定する
一方、個別面談や1対1の商談のように、必ずしも全員が同じ日に集まる必要がない案件では、 Aさんは6月10日、Bさんは6月12日、というように、 参加者ごとに別々の日程で確定させた方が、それぞれの都合を優先でき、 結果的に早く全員の予定を決めきることができます。 全員の候補日が出そろうのを待つ必要がないため、確定までのスピードも上がります。 また、個別モードは1人1日に限定されるわけではなく、 1つの候補日に複数人をまとめて確定することもできます。 たとえば特定の日だけ2人体制で対応する必要がある場合など、 候補日ごとに参加人数が変わるケースにも対応できます。
ここまでの内容を整理すると、確定方法は「共通モード」と「個別モード」の2つではなく、 個別モードをさらに「1人1日」と「1日に複数人」に分けた、次の3パターンとして整理できます。
| 確定方法 | 向いている場面 |
|---|---|
| 共通モード（全員同じ日程） |
・説明会・定例会議など、全員が同じ日程に集まる必要がある案件 ・社内のキックオフミーティングや懇親会など、参加者全員が同じ場に揃う案件 |
| 個別モード（1人1日） |
・個別面談・1対1の商談など、参加者ごとに別々の日で確定してよい案件 ・日ごとの担当を1人決めたい場合など、誰が対応するかは問わず、その日に都合がつく人が担当できればよい案件 |
| 個別モード（1日に複数人） |
・採用面接の面接官2名体制など、特定の日だけ複数人の同席が必要な案件 ・日によって繁閑があり、繁忙日は3名体制、閑散日は1名体制というように、日ごとに必要な人数を調整したい案件 |
プッシュールの機能
Pushule（プッシュール）の確定画面は、候補日の列ごとにまとめてチェックを入れて確定する「共通モード」と、 参加者×候補日のマス目ごとに個別にチェックを入れて確定する「個別モード」をワンクリックで切り替えられます。 候補日が出そろったあとに、案件の性質に応じてどちらのモードで確定するかをその都度選べるため、 確定方法を最初に決めきれていない案件でも迷わず進められます。
どちらを選ぶかは、案件を作る段階で判断しておく
「全員で同じ場に集まる必要があるか」を最初に判断しておくことが、 調整表の見せ方を選ぶのと同じくらい、日程調整全体のスピードに影響します。 案件を作成する段階で確定方法まで決めておけば、 候補日が出そろったあとの確定作業で迷うことがなくなります。
確定後、参加者にはどんな通知が届くか
確定ボタンを押したあとは、参加者ごとに確定した日程の通知を送るところまでが一連の作業です。 どの確定方式を選んだかによって、山田・佐藤・鈴木の3人に届く内容も変わります。 先ほどの3つの確定方式それぞれについて、実際に3人へ届くメールを並べてみました。
プッシュールの機能
Pushule（プッシュール）は確定操作をすると、案件名・確定日程・確認用リンクが入った通知文面を参加者ごとに自動生成します。 共通モードなら3人とも同じ日程、個別モードならそれぞれの確定日程だけが届くというように、 確定方式に応じて本人に関係する日程だけが自動で振り分けられるため、 他の参加者の予定を誤って見せてしまう心配がありません。 文面はそのままLINE・SMS・メールのいずれでも送信できます。
まとめ
日程調整の確定方法には、全員で1つの日程に決める「共通モード」と、 参加者ごとに別々の日程で決める「個別モード」があります。 説明会や定例会議のように全員が同じ場に集まる必要がある案件は共通モード、 個別面談や1対1の商談のように参加者ごとの都合を優先したい案件は個別モードが向いています。 案件の性質に応じてどちらを使うかを最初に判断しておくことが、 日程調整全体のスピードにつながります。